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Escrito por Berto Pena el 16 Abril 2009 @ 11:25 en Productividad
Artículo perteneciente a la serie «Eres Productivo». Pero hay más artículos [1]… ¡no te los pierdas!
La Procrastinación [2], el arte de de demorar las tareas porque nos dan pereza o suponen una molestia, es uno de los más fieros enemigos de la Organización y la Productividad. Y me refiero a él como un arte porque nuestra mente elabora algunas de las teorías y razonamientos más complejos y convincentes para justificar el no hacer tal cosa justo en este momento, que era cuando debíamos hacerlo.
“Bueno, tampoco es para tanto. Mañana a primera hora me pongo con ello”. “La verdad es que no hace falta que lo haga justo ahora, mañana antes de salir seguro que lo hago”. “Bufff, ¿ponerme con eso ahora? Si es que no me apetece… el mundo no se va a venir abajo porque lo retrase un par de días”.
El problema es que no suelen ser dos días, sino más, y nos encontramos demorando una y otra vez esa tarea que nosotros mismos nos habíamos fijado hacer hace semanas. (Cuando hablo de Procrastinación no me refiero a retrasar cosas porque su prioridad ha cambiado o ha surgido algo más importante, sino a lo retrasos que se deben al poderoso “no me apetece hacer eso ahora”).
Es un mal general, todos lo hemos sufrido en algún momento. Pero ojo, no subestimes su “potencial destructivo”, porque si no le ponemos freno y atajamos en cuanto surge la tentación, puede pasar de mal a enfermedad, y de enfermedad a epidemia, echando por tierra nuestra Organización y Productividad, haciéndonos peores profesionales (¿y personas?). Así que a modo de recetario, aquí os propongo 22 medidas o consejos para combatir y vencer a la Procrastinación.
1. Valora lo que ganarás al terminar esa tarea. No es algo que tengo que terminar, sino que algo que quiero terminar por su importancia y porque voy a ganar algo significativo con ello. Piensa en lo que obtendrás una vez terminado, no es el “quitármelo de en medio” sino lo que voy a conseguir completando esa tarea.
2. Piensa en que retrasarlo va a ser peor. Retrasarlo es la peor decisión que puedes tomar. Mañana, pasado, probablemente vayas a hacer lo mismo… y la bola irá creciendo. El retraso injustificado, sólo porque “ahora es un coñazo ponerme con eso”, va a abrir un boquete en tu Productividad diaria.
3. Si es una tarea grande, divídela en pequeñas partes. En lugar de afrontar la tarea “a lo bestia”, divídela en tres o cinco puntos. En lugar de visualizar un chuletón gigante que tienes que devorar lo visualizarás como pequeños bocados que irás dando con mayor facilidad. Eso te ayudará a ver que no es para tanto y te animará a acometer la tarea punto por punto, con pequeñas conquistas.
4. Míralo como un reto directo a tu fortaleza y determinación. “¿Es que esto va a ser más fuerte que yo? ¿Va a vencerme una y otra vez?” Ni que tuviera que ascender las escaleras para ir al cadalso. Encara la tarea directamente, cara a cara y complétala porque tienes fuerza de voluntad. Sí, vas a hacerlo.
El gritarte “¡Hazlo ahora!” persigue sacudirte desde dentro, eliminar la modorra o pereza de un plumazo y ponerte en marcha de forma inmediata.
5. Corta las mentiras, no te engañes. En seguida detectarás la presencia de la Procrastinación porque viene acompañada de afirmaciones (engaños) del estilo: “venga, no lo hago ahora pero mañana a primera hora me pongo con ello a tope”, o “pongo a bajar un par de películas y luego sin falta lo hago”. Luego te liarás con Twitter, te pondrás a echar una partidita con la Xbox o empezarás a ver el último capítulo de Lost… y la tarea seguirá sin hacer. Es el autoengaño puro y duro en su más refinada variante.
6. Piensa en los demás, a veces son quienes pagan cara tu Procrastinación. Muchas de nuestras tareas influyen en el trabajo o vida de otras personas, algunas cercanas o queridas. Antes de retrasar porque sí esa tarea, piensa en el efecto que tendrá en otros. Porque nadie quiere ser una mala persona o un “cabrito”, ¿verdad? En muchos de estos casos la Procrastinación es sinónimo de ser egoísta e insolidario.
7. Generalmente luego “no es para tanto”. Me ocurre que cuando me pongo y termino esa tarea que tanta pereza me daba en un principio, me encuentro diciéndome a mí mismo: “vaya, pues no era para tanto”. Y me siento como un niño inmaduro por haber dudado tanto. Generalmente es más poderosa la pereza o el miedo a tener que hacer eso, que el desarrollo de la propia tarea en sí. Piensa eso y te ayudará a empezarla con energía.
8. Aplica la regla del ¡Hazlo ahora! La regla es, literalmente, “pegarte un grito a ti mismo”. El gritarte “¡Hazlo ahora!” persigue sacudirte desde dentro, eliminar la modorra o pereza de un plumazo y ponerte en marcha de forma inmediata. Grítalo con energía, desde dentro. De primeras parece una absoluta bobada… pero si lo haces con convicción verás cómo te mueve y te pones a trabajar.
9. Si es una tarea compleja, no busques la perfección a la primera. Hazla, termínala de un tirón al 100% y luego vuelve sobre ella para mejorarla y pulirla. Muchas veces es “el sacar brillo” lo que nos desanima: “es que es un montón de trabajo”. Generalmente lo que es un montón de trabajo son los pequeños detalles. Una vez completada de un tirón es más fácil ir mejorándola. No te pares a darle formato al texto, o a buscar los iconos para una presentación, o a encontrar el estilo perfecto en un HTML, empieza a escribir como sea y una vez completado ya lo irás perfeccionando a tu gusto. Es más fácil así.
Muchas de esas pequeñas tareas que podríamos despachar en menos de dos minutos son la materia prima de la Procrastinación.
10. Si utilizas el GTD ojo con el “algún día”. Las carpetas “tal vez” o “algún día” del GTD no son para amontonar las tareas que más pereza nos dan, sino aquellas que por su intemporalidad no tienen una fecha determinada. Pero no abuses, no pongas ahí todo lo que no te apetece hacer porque ahí seguirán por los siglos de los siglos. Esa carpeta no pueden ser refugio y aliada de la Procrastinación sino sustento de tu Organización y aliadas de tu Productividad. Revisa con relativa frecuencia esa carpeta y pasa las tareas a Próximo o a las tus carpetas de proyecto, donde las completarás antes.
11. Piensa que si vences serás un “mejor profesional”. La regla o el hábito del “¡Hazlo ahora!” te hará más fuerte, te ayudará a afrontar los imprevistos con mayor determinación y te convertirá en alguien eminentemente positivo y decidido. Ante el “¿buff, y ahora qué hacemos?, te ayudará a decir: “pues lo hacemos”. El éxito es de quien da un paso adelante, con determinación.
12. Si te han pasado “un marrón”, no culpes al mensajero. En España decirmos “un marrón” cuando otra persona te asigna una tarea que probablemente debería haber hecho ella. No te quedes compadeciéndote de ti mismo y maldiciendo al otro. La primera reacción (tentación) será demorar eso una y otra vez, ya “que es algo que no me correspondía a mí”. Analiza la tarea, enmárcala dentro de su ámbito y proyecto y valora su importancia. Lo que cuenta no es que alguien te la haya encasquetado, sino que es una oportunidad de completar tu proyecto y de mejorar en tu trabajo.
13. Si te vas a poner a ello, corta cualquier distracción. Me ha ocurrido más de una vez. Justo estoy debatiendo internamente si hacerlo o no hacerlo, cuando recibo un correo o me comentan algo por Twitter… adiós al debate. Mi cabeza ya está en otro sitio, he perdido la oportunidad de hacerlo.
14. “Es que es mucho, no sé por dónde empezar”. Aplica la regla anterior de dividir la tarea en varios puntos y empieza por aquel que domines más, que te inspire más o aquel que te resulte más atractivo. A veces es más inteligente (y puede que necesario) empezar por el punto 4, luego ir al 7, el 2 y el 5; que no ir 1, 2, 3, etc. Aquí vences a la Procrastinación siendo creativo e inteligente.
15. Aplica la regla de “los 2 minutos” del GTD. La atribuimos al GTD pero debería ser una regla universal. Si una tarea surge y la puedes completar en menos de 2 minutos (es un tiempo orientativo, se refiere a que podemos terminarlo de forma inmediata), hazla, ahora, sin pensarlo. Muchas de esas pequeñas tareas que podríamos despachar en menos de dos minutos son la materia prima de la Procrastinación. Los mensajes de correo son un claro ejemplo de ello. Si puedes contestarlos, dar una respuesta a alguien que busca algo y cerrar el tema en menos de dos minutos, hazlo de inmediato, no digas “bueno, le contesto mañana mejor”.
16. Hazla para evitar el estrés y la frustración. La Procrastinación perpetua de una tarea, esto es, la clásica cosa que no queremos hacer ni hartos de vino, genera frustración, estrés y un sentimiento de culpa que va y viene para recordarte que estás fallando. A nadie le gusta sentirse así, ¿verdad?
17. Encuentra el lado positivo de esa tarea. Cualquier tarea, por molesta que parezca, tiene que tener un lado positivo. Seguro. Rebusca, analízala y saborea lo que vas a aprender y ganar al realizarla. Tal vez requiere experimentar una nueva técnica de diseño, mejorar tus capacidades de negociación (por una reunión o llamada que estás retrasando una y otra vez), estudiar y aprender un script para un código que tienes que implementar en una web, etc. Aférrate a ese lado positivo, constructivo y didáctico para echar a andar.
Cualquier tarea, por molesta que parezca, tiene que tener un lado positivo. Seguro. Rebusca, analízala y saborea lo que vas a aprender y ganar al realizarla.
18. Elimina todo lo demás de tu cabeza, sólo cuenta eso. Cuando aparece la tentación de demorar, de procrastinar, limpia tu cabeza de cualquier cosa. De otros proyectos, de lo que tienes que hacer ese día, por la tarde, de si esperas una llamada, del partido de esta noche… Elimina todo. Sólo cuenta esa tarea, y la vas a hacer ahora, justo cuando habías planificado.
19. Piensa que destruye tu Organización y Productividad. Te has esforzado por desarrollar un buen sistema de organización, has invertido tiempo en leer y estudiar el GTD, abres y actualizas a diario tu aplicación de gestión personal… y luego te dejas vencer por esa tarea que “mejor la dejo para otro momento”. La Procrastinación, sea “grande” o “pequeña”, es un torpedo directo a la línea de flotación de tu Productividad. Tiene poco sentido pelear tanto por un lado y echarlo a perder tan rápidamente por otro.
20. Enfréntate a la Procrastinación que viene del miedo. A veces es una conversación que queremos tener con nuestro jefe o un compañero de trabajo para tratar un tema espinoso, o una llamada a un proveedor para “decirle cuatro cosas”… algo que debemos hacer pero que implica una situación tensa o de estrés que nos genera temor. En estos casos la Procrastinación es sinónimo de huida, de esconderse. Esa no es la solución. Piensa en lo que ganarás si lo haces, el motivo real de hacer eso y en cómo te sentirás una vez lo hayas hecho. Para quitarse un peso de encima es imprescindible moverse. Muchas veces el “beneficio” que conseguirás te animará a dar el paso, valiente y decidido.
21. ¿Necesitas un estímulo? Recurre a tu canción favorita. Todos tenemos una canción “que nos pone las pilas”, que nos llena de energía y nos hace sentirnos master-and-commander, capaces de ascender el Everest (bueno, casi). Si puedes, en el momento de la duda, ponla. Déjate llevar por su fuerza y grítate: “¡Hazlo ahora!”
22. Saborea el momento de “la victoria”. ¿Y cómo te sientes cuando al final terminas y completas con éxito esa tarea que amenazaba con retrasarse una y otra vez? Bien, útil, productivo y triunfador. Puede sonar a tontería, pero son estas pequeñas conquistas las que nos hacen mejorar cada día, en lo profesional y personal.
Bueno… de momento lo dejo aquí. Este recetario que he compartido con vosotros está pensado para ser aplicado como “un todo”. A veces venceremos a la tentación simplemente con un sencillo pensamiento o a nuestra innata fuerza de voluntad. Otras veces tendremos que recurrir a tres o cuatro de los puntos que he puesto aquí, otras a diez o quince de estos puntos… y en otras a todo el recetario. Hay que valorar y aplicar estos consejillos en conjunto, como una fórmula global que posiblemente te ayuden a vencer eficazmente la Procrastinación. Este es mi granito de arena.
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